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En mundo tan lleno de distracciones, ¿es posible encontrar un sistema claro de gestión de nuestro tiempo para poder lograr las cosas que anhelamos en periodos de tiempo realistas? En este episodio te hablaré de una distinción clave que pude hacer en un momento que me encontraba viajando y trabajando a la vez y necesitaba encontrar una solución inmediata…
Hoy vengo a hablarte sobre por qué es importante enfocar la atención, la atención que está en todas partes… en todo momento estamos enfocados en algo. Cuando estamos absortos en nuestro pensamiento también estamos pensando en algo. Es como si fuese un telón de fondo que nos acompaña en toda nuestra vida estemos donde estemos, hagamos lo que hagamos.
En mi caso empecé a investigar cómo podría mejorar mi gestión de la atención apenas hace unos años en una situación muy similar a esta porque yo apenas terminaba de construir mi primer plan financiero (mi primer plan de adquisición de activos) en el que confiaba, en el que podía tener un buen plan de acción y se me presentó al mismo tiempo una oportunidad que formaba parte de mis metas cuando empecé a tomar coaching financiero por primera vez, ponerme metas, tener un futuro convincente… y una de las metas (de las más importantes en aquel tiempo) era poder viajar por períodos largos de tiempo.
Mientras trabajaba y mientras continuaba haciendo crecer mi columna de activos, iba hacia un lugar donde la moneda era el euro! Al mismo tiempo tenía mi mínimo de inversión que tenía que realizar mes a mes. ¿Realmente podría viajar, conocer y hacer todo lo que uno hace cuando conoce un nuevo país y a la vez hacer que mis activos continúen creciendo? ¿O era algo realmente utópico?
Créeme que cuando estás en modo viaje mantener tu plan de inversiones y tu negocio es todo un desafío. Cuando uno hace toda una programación de gestión del tiempo y vos estás en medio de una excursión o en un taxi y te suena el celular con una notificación de una tarea que te has puesto que es parte clave de la columna vertebral de lo que haces, créeme que no es tan cómodo. Yo me encontraba en un desafío importante.
En ese contexto, descubrí un concepto que hasta el día de hoy sigue siendo clave para mí y quiero transmitirte: seguramente durante mucho tiempo has escuchado hablar sobre la gestión del tiempo.
Todos escuchamos hablar acerca de la gestión del tiempo y si yo podría contarte un secreto y te diría que el tiempo no se puede gestionar… Esto tiene una ventaja. No es que todo es malo, la ventaja es que tanto si tú eres muy bueno gestionando el tiempo o si tú eres horrible gestionándolo, nada cambia, porque tus días seguirán teniendo 24 horas y el tiempo seguirá pasando.
Hay que entender una cosa: las palabras crean realidades. Si vos te decís a vos mismo que debes gestionar el tiempo, lo que vas a hacer es intentar gestionar el tiempo y como no es posible gestionarlo porque es tiempo, te vas a frustrar.
Entonces el primer requisito para dar con la cura es un buen diagnóstico y en este caso la enfermedad no es una mala gestión del tiempo sino es una mala gestión de la atención.
Decidir bien es un 50% de la mejora de la productividad. El hecho de hacer bien es el otro 50% por eso es clave aprender a gestionar la atención y quiero dejarte en claro una cosa: cuando hablo de hacer bien no estoy hablando ni más de menos que comenzar un tema y cerrarlo así de simple y para eso es clave reconocer lo que Chris Bailey en su libro Hyperfocus, se llama reconocer las fronteras de tu atención.
Sí, ciertamente el enfoque determina tu realidad… nuestra atención es la herramienta más poderosa que tenemos para obrar bien y tener una buena vida pero nuestra habilidad para enfocar no está dada por el número limitado de cosas a las que podemos prestar atención.
Este límite es más reducido de lo que vos crees, entonces si pudiéramos enfocarnos en más tareas simultáneamente ¿seríamos capaces de realizar cosas realmente asombrosas como memorizar el teléfono de un amigo que has escuchado por primera vez mientras tocas el piano o llevar dos conversaciones a la misma vez mientras respondes un correo electrónico desde el teléfono? Siendo realistas podemos hacer bien una cosa, máximo dos a la vez, entonces conocer el espacio de atención es una cosa clave en su concepto que puede cambiarte la manera en la que vos funcionas.
Mira, el espacio de atención es el término que uso para describir el espacio mental disponible en nuestro cerebro para enfocar. Puede ser un elemento en un instante determinado. Allí nuestro espacio de atención es la medida de lo consciente que estamos en cualquier momento (es como un bloc de notas que usamos para almacenar temporalmente la información que está siendo procesada) la capacidad de atención es lo que nos permite almacenar, manipular y conectar información simultáneamente y sobre la marcha como si fuese un film una película que pasa y cuando ponemos atención en algo la información que recabamos nuestra mente la ocupa es muy a corto plazo y la capacidad de atención se asegura de que no se pierda para que podamos seguir trabajando con ella. De este modo nuestro espacio de atención y nuestro enfoque son los responsables de la mayoría de nuestras experiencias conscientes.
Si tu cerebro fuera una computadora ¿tu espacio de atención sería como tu memoria RAM verdad? Y cómo es limitado y puede tener muy poca información de forma simultánea es de vital importancia aprender a gestionarlo correctamente.
Mira, si lo podríamos visualizar como si el espacio de atención fuera un círculo imagínate un círculo que vos le vas poniendo cosas adentro. Por ejemplo, si yo me pongo a leer un libro probablemente me ocupe todo el espacio de atención… ese espacio de atención contiene todo lo que eres consciente en este preciso instante es como la totalidad de tu mundo consciente por ejemplo una lectura puede reclamar el 100% de tu espacio de atención si es que estás concentrado en eso y si estás prestando atención cuando lees, seguramente te va a quedar muy poco espacio de atención o nada de espacio de atención para dedicar a otras tareas.
Del mismo modo por ejemplo no puedes manejar y leer a la vez (o no deberías). Son dos tareas que requieren la mayoría de tu espacio de atención. Para poder ocuparte de otras, en el mejor de los casos probablemente quizás estás leyendo y también probablemente puedas tomar un poco de café mientras lees, pero muy probablemente el café, si estás leyendo súper concentradamente se enfríe o se acabe volcando si estás muy muy concentrado en la lectura porque mientras tú lees, tu cerebro trabaja laboriosamente para que comprendan los hechos, historias, lecciones que luego puedas conectar y recordar como un todo. Después de que tus ojos reciban las ondas de luz que provienen de esa página, tu mente se encarga de generar las palabras y esas palabras se van a ocupar provisionalmente de una partecita de tu espacio de atención y vayas a ocuparlo en tu cerebro… asi te va a permitir adquirir ideas que el libro te transmite como para que con esas ideas puedas extraer en sentido más elevado y puedas tener un significado más elevado que seguramente el autor quiso transmitir, entonces todo eso pasa ocupando el 100% de tu espacio de atención.
Si nos ponemos a reflexionar un poco y yo te hago una pregunta: vos qué estás escuchando ¿qué es lo que ocupa tu espacio de atención?… en otras palabras sería como ¿qué estás pensando?… como para dirigir tu mirada mental hacia lo que ocupa tu espacio de atención. Desde ya que puede ser un ejercicio extraño. Pocas veces somos conscientes al 100% de lo que ha atraído nuestra atención.
Yo te contaba de cuando me empecé a interiorizar en estos conceptos y decía “bueno, sí a mí me está costando hacer todo lo que me propongo hacer estando en mi casa, imagínate si la mitad del día la ocupo para recorrer tal o cual lado o para ir al supermercado como me gusta ir cada vez que voy de viaje y me quedo horas viendo los nuevos productos en las distintas góndolas, las variantes de marcas o las nuevas cosas que puedo encontrar… me encanta.
En mi casa yo estaba cómodo y tenía malas costumbres… intentaba trabajar con el celular al lado, en vez de dejarlo bien lejos o tenía muchas otras cosas abiertas y mientras hacía una tarea que para mí era súper compleja y demandante. Y para ser sincero antes de eso nunca había logrado tan pocos objetivos estando tan ocupado así que ese fue el momento en que me sumergí a descubrir el concepto de los límites de atención.
Hagamos un recorrido de reconocimiento rápido: ahora mismo ¿qué ocupa tu espacio de atención? en otras palabras, ¿que estás pensando, estás escuchando esto con toda tu atención tus reflexiones acerca de lo que estoy diciendo consumen el 100% de tu espacio de atención? De hecho, si es así lo vas a asimilar muy pero muy rápido y seguramente lo puedas usar, pero si no es así en qué estás el otro porcentaje de tu espacio de atención, está en que tienes el celular en la mano en este momento y tienes otras ventanas abiertas o estás pensando en lo que harás cuando termines de escuchar esto o tienes algún otro asunto en la cabeza que te preocupa o de dónde provienen estas preocupaciones de la nada… todas esas cosas son cosas que ocupan espacio de atención mientras estás haciendo otra cosa, en este caso escuchar este podcast.
No importa realmente si estás haciendo otra cosa, pero cuanto antes tú empieces a darte cuenta de lo que te interrumpe y de lo que ocupa tu espacio de atención, más rápido vas a poder regresar a lo que te interesa de verdad cuando tu mente empieza a divagar.
Hay una estadística que dice que en general el 47% del tiempo, la mente está divagando. Si yo quiero ser más productivo, más efectivo, mi pregunta sería ¿cómo puedo reducir ese 47? Porque la realidad es que el entorno no me ayuda… las notificaciones de los celulares, las redes sociales, están preparadas para captar tu atención.
Por ejemplo, revisar un correo electrónico, hacer una videoconferencia o mirar la televisión o cenar con tu familia, la realidad es que la mitad de tu tiempo y atención están enfocadas principalmente en algo que no tienes delante de ti.
Es como que tu mente siempre anda perdida en el pasado o anda suponiendo el futuro… y eso créeme que para el momento presente que vos sabes que tienes que hacer una tarea muy importante, te cuesta muchísimo tiempo y atención.
Por ejemplo el mindfulness, básicamente propone darte cuenta de lo que ocupa tu mente, saber lo que pensás o sentís en un momento dado. Además una cosa muy buena es que introducen un nuevo valor que tiene que ver con no juzgar los pensamientos porque cuando vos tomas conciencia de lo que ocupa tu mente podés darte cuenta de que no todos los pensamientos son necesariamente agradables o valiosos y si prestas atención a lo que hay en tu mente, lo que es verdaderamente difícil de conseguir durante más de un minuto por decirte algo te vas a dar cuenta de que tu espacio de atención cambia de manera constante.
¿A qué voy con todo esto? ¿Cuáles serían las preguntas que nos ayudan realmente a ser más productivos para crear activos más eficaces, más eficientemente, que es lo que buscamos verdad, a tener activos más sólidos, a construir mejores equipos, hacer crecer nuestros negocios…?
¿Cómo podremos identificar las tareas? Existen dos habilidades a identificar y desarrollar: la práctica constaría de si yo tengo una actividad muy muy importante para mí, ¿que hago generalmente? ¿Logras qué esa actividad ocupe el 100% de tu espacio de atención y la terminas en minutos o en horas o lo más eficazmente posible?
O realmente te pones hacer esa actividad pero también te pones a contestar un mensaje y también abriste una ventana y también abres Gmail a ver si te llegó tu correo y también sabes que tienes un compromiso y agendaste una cita y te llegó un mensaje de un alumno y demás… verdaderamente todo esto te va a llevar a que la tarea te lleve un día entero o 6 o 7 horas cuando podrías haber finalizado en media hora concentrado.
Entonces la primera pregunta es ¿cómo podemos desarrollar la habilidad de enfocarnos cuando queremos en una sola tarea, en una sola cosa? y por otra parte ¿cuáles son las tareas que están dentro de mi círculo de atención, dentro del espacio de atención, porque las tareas requieren diferentes cantidad de espacio de atención, y eso se da según su complejidad, por ejemplo una conversación significativa a diferencia de una conversación casual ocupa una gran parte de nuestra capacidad sino es que toda, por eso la conversación se va a ver afectada si tratamos de incluir cualquier otro tipo de información… por ejemplo si dejas el teléfono sobre la mesa en tu conversación es muy probable que si lo dejaste boca arriba o no y te llegó una notificación tu mirada vaya a la notificación del teléfono.
No todas las tareas requieren el mismo espacio de atención, por ejemplo en nuestro día a día existen dos tipos de tareas: los hábitos que son los que podemos realizar en piloto automático digamos y las tareas complejas que son tareas que sólo pueden llevarse a cabo correctamente si nos enfocamos en eso… pero si nos enfocamos de lleno en ella.
Muchos expertos defienden la idea de que no somos capaces de realizar varias tareas a la vez, lo cual es cierto. (Las tareas que requieren toda nuestra atención y que ocupan una gran parte de nuestro espacio de atención).
Pero esto no ocurre con los hábitos, en realidad es que somos capaces de desenvolvernos sorprendentemente bien realizando varias rutinas a la vez, por ejemplo a pesar de que no podemos participar en dos conversaciones al mismo tiempo, sí somos capaces por ejemplo de caminar (1) respirar (2) comer chicle (3) escuchar un audio libro (4), son cuatro cosas a la vez, y las puedes hacer tranquilamente.
Pero las tareas más complejas son las que nos demandan el 100% de nuestra atención mientras los hábitos pueden hacerse casi inconscientemente.
Y he aquí la habilidad que necesitábamos distinguir: tomar, conocer, hacer, adoptar o como quieras decirle: es la de combinar cosas o tareas que sepa que me entran en un espacio de atención.
Ejemplo de esto sería cortarte las uñas, hacer la cola en un banco, archivar correos electrónicos que ya has leído o hacer alguna compra por internet, no requieren que les prestes tanta atención como te mandan tareas más complejas.
Esto garantiza que seas capaz de realizarlo y hacer muchas a la vez sin comprometer la calidad de la labor que estés haciendo. Por ejemplo en mi caso generalmente tengo una rutina muy automatizada que es mi rutina matutina, (que me hacen recordar quién soy cada día): me preparo el desayuno, mi desayuno siempre son dos huevos, medio aguacate, un poquito de algo verde, (algo lechuga o espinaca) y luego mientras escucho un audiolibro qué es un curso de audio de Tony Robbins y lo hago mientras tomó unas notas matutinas y a la vez mientras eso pasa eso tengo una rutina de agradecimiento de visión del día y todo eso, muchas de esas cosas es como que pasan el mismo tiempo. Otra cosa que me encanta es hacer cualquier cosa mientras escucho un audiolibro porque siento que estoy usando el tiempo… mientras tomo mate y seguramente otra cosa.
De la misma forma cuando tú tienes un trayecto de ida y vuelta al trabajo de media hora, bueno si vos estás manejando y estás yendo al trabajo y escuchas un audiolibro, puedes tranquilamente incrementar el número de libros que podrías estar escuchando en todo un año y por lo tanto el desarrollo personal que estás teniendo mientras aprovechas un tiempo muerto que es el de manejar. Esas dos tareas de manejar y escuchar un audiolibro pueden convivir dentro de un mismo círculo de atención.
Ahora yo te pregunto una cosa que pasaría si vos venís escuchando ese mismo audiolibro, (ibas manejando dos cosas dentro del mismo círculo de atención), llega un peaje y vos tenés que agarrar la billetera, sacar el billete, pagar al del peaje y seguir (o si tenés el peaje automático se te abre la barrera sola jajaja) imagínate que vas a pagar, estás agregando una cosa más.
Los hábitos usan muy poco espacio de nuestra capacidad de atención porque una vez que están en marcha y ya es como que requieren muy poquita concentración, entonces nuestro espacio de atención puede procesar mejor el trabajo y las tareas que estamos haciendo no están relacionadas.
Por ejemplo puede ser doblar y guardar la ropa mientras hablo por teléfono… totalmente posible verdad? Estas actividades es como que demandan el uso de distintos sentidos doblar y guardar la ropa requieren el uso del sistema motor y el sentido de la vista y la llamada utiliza el oído y la voz en este caso se utilizan distintas áreas del cerebro para poder procesar todas las actividades.
Es como si te dijera que las tareas no compiten entre ellas para utilizar los mismos recursos. Si estuviéramos hablando en el lenguaje de memoria RAM, por ejemplo, si vos realizas simultáneamente demasiadas rutinas desde ya que te va a comprometer el espacio de atención y vas a empezar a bajar la calidad de alguna de esas tareas que estés haciendo. Esto es particularmente cierto cuando las actividades que estamos llevando no son automáticas y necesitan cierta atención mental frecuente.
En resumen el número de tareas habituales que podamos hacer pueden entrar en nuestro espacio de atención mucho mayor que el número de tareas exigentes (las tareas que no podemos hacer en piloto automático) cómo leer un libro, mantener una conversación profunda, preparar un informe para nuestro jefe… consume mucho más espacio de nuestra capacidad de atención que las tareas más necesarias. No puedes hacerlas como si fuesen una rutina.
Entonces el primer paso es identificar lo que me estoy proponiendo: ¿en qué categoría pertenece? ¿a la categoría de los hábitos? ¿pertenece a la categoría de las tareas complejas? Así yo ya voy a poder saber si yo necesito blindar mi atención y que nada me moleste, o si puedo mientras hago otra cosa mientras estoy caminando etcétera.
Las tareas entretenidas son tan costosas porque se nos presentan como divertidas y estimulantes, como si fuesen ver Netflix, mantenernos viendo el correíto que nos llegó y que nos mandaron 159,00 letters y pensamos de que “somos productivos” y decís o me “estoy sacando todos los correos del día” y la realidad es que se apropian de nuestro tiempo pero la productividad es bajísima… porque después de eso no lograste nada.
Realmente en la mayoría de los casos, a diferencia de las labores rutinarias, es que no podemos llevar a cabo dos actividades complejas al mismo tiempo así que hay que tener presente que solamente somos capaces de gestionar en esa memoria RAM muy pocos “bits”… una tarea compleja por sí misma ya consume mucho de esos “bits”, entonces las tareas realmente complejas las que consumen más de nuestra atención en el mejor de los casos vamos a ser capaces de combinar una rutina con una tarea compleja y listo.
Ahora que conocemos las fronteras de la atención, el objetivo es poder comenzar a aprender a gestionar esa atención y aprovechar los tiempos muertos, quizá acomodando las tareas que puedan entrar en un espacio de atención que ya sabemos que es limitado y por contraparte detectar cuáles sean las tareas que demandan el 100% de tu espacio de atención y tener una capacidad de mantenerte en esa tarea durante el tiempo que vos decidas que es necesario realizarla.
Espero que a partir de ahora puedas hacer este ejercicio de distinguir la tarea que estás por realizar… ¿A qué espacio pertenece, al de las automáticas qué son los hábitos o a las complejas? Y a partir de ahí si es una compleja, cerrar todas las pestañas que tienes en tu computadora y dejar el celular lejos, programarte para poder ser eficaz haciendo esa tarea y qué se finalice en la menor cantidad de tiempo posible.
